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SalesSentry

Manuale Agency — Onboarding Clienti

GUIDA COMPLETA PER AGENZIE MARKETING · VERSIONE 9.0

📑 Indice

Benvenuto in SalesSentry
Dashboard Overview
Onboarding Cliente Finale (Step-by-Step)
Gestione Campagne Email
Lead Management & Follow-up
Report per Clienti
Best Practices
FAQ & Troubleshooting

1️⃣ Benvenuto in SalesSentry

🎯 Cosa fa SalesSentry

SalesSentry è la piattaforma AI che trasforma il tuo email marketing in una macchina di lead generation automatica. Il sistema ti dice esattamente quando chiamare ogni prospect, aumentando le conversioni fino al +140%.

🚀 Come Funziona

📧

1. Invii Email

Campagne personalizzate generate da AI (GPT-4)

👁️

2. Sistema Traccia

Ogni apertura, click, risposta viene analizzata

🤖

3. AI Analizza

Sentiment analysis + algoritmo genetico

🔥

4. Ti Dice Chi Chiamare

Lead HOT pronti per la vendita — OGGI

📊 Risultati Tipici

Metrica	Prima	Con SalesSentry	Miglioramento
Open Rate	25%	45%	+80%
Click Rate	3%	12%	+300%
Conversioni	3 su 500	8 su 500	+167%
Tempo Sprecato	497 chiamate inutili	12 chiamate mirate	-98%

2️⃣ Dashboard Overview

🔗 Accesso Dashboard
URL: https://salessentry.app/static/agency_dashboard.html
Credenziali: Ricevute via email dopo attivazione licenza

📱 Sezioni Principali

Overview

Vista generale campagne attive, metriche real-time, lead HOT del giorno.

Campagne

Lista tutte le campagne (attive, in bozza, completate). Crea nuove campagne, A/B test, schedulazione.

Lead HOT

La sezione più importante! Lista prospect pronti da chiamare OGGI, ordinati per priorità.

Analytics

Report dettagliati, grafici performance, export PDF/Excel per clienti.

Impostazioni

Integrazioni (Gmail, HubSpot), parametri AI, notifiche, gestione team.

3️⃣ Onboarding Cliente Finale

✅ Obiettivo
Portare un nuovo cliente da zero a prima campagna live in 60 minuti.

📋 Checklist Pre-Onboarding

💡 Prima della Call
Invia al cliente questo form da compilare:

Nome azienda e settore
Email provider (Gmail/Outlook/Altro)
CRM utilizzato (se presente)
Database contatti: quanti? (stima)
Target ideale (chi vuoi raggiungere?)
Obiettivo campagna (demo? vendite? lead?)
Budget mensile email marketing

🎯 Step-by-Step Onboarding Call

Connessione Email (10 min)

Opzione A: Gmail Workspace

Cliente va su Google Cloud Console
Abilita Gmail API
Crea OAuth credentials
In SalesSentry: Dashboard → Settings → Integrations → Connect Gmail
Cliente autorizza permessi → ✅ Connesso!

💡 Tip
Se cliente ha difficoltà tecniche, fai screen share e guidalo passo-passo. Video tutorial: https://salessentry.app/tutorials/gmail-setup

Opzione B: Outlook/Office 365

Cliente va su Azure Portal → Registra app
Configura permessi Mail.Send, Mail.Read
Copia Client ID e Secret in SalesSentry
Autorizza

Opzione C: SMTP Custom

Inserisci manualmente: SMTP host, port, username, password + IMAP per tracking risposte.

Import Contatti (10 min)

Se cliente ha CRM (HubSpot/Salesforce):

Dashboard → Integrations → Connect CRM
Cliente inserisce API key CRM
Mapping automatico campi
Sync iniziale (5-10 min)

Se cliente NON ha CRM:

Cliente esporta contatti da Excel/Gmail in CSV
Dashboard → Contacts → Import CSV → Drag & drop
Verifica mapping colonne

⚠️ Attenzione
CSV deve avere MINIMO colonna "email". Altri campi (nome, azienda, telefono) opzionali ma consigliati.

Format CSV ideale:

email,first_name,last_name,company,phone,industry
mario.rossi@azienda.it,Mario,Rossi,Azienda SRL,+39123,Technology
luigi.verdi@impresa.com,Luigi,Verdi,Impresa SpA,+39456,Marketing

Prima Campagna (15 min)

Informazioni da raccogliere:

Nome campagna (es: "Lancio Prodotto Q1 2026")
Target audience (chi vuoi raggiungere?)
Obiettivo (demo? vendita? lead?)
Value proposition (perché dovrebbero interessarsi?)
CTA (cosa devono fare? es: "Prenota demo")

Creazione Campagna:

Dashboard → Campagne → Nuova Campagna
Inserisci nome e dettagli, seleziona audience
Click "Genera Email con AI"
Sistema genera 3 varianti automaticamente (GPT-4)
Cliente sceglie preferita o edita
Imposta schedule e salva

✅ Best Practice
Per prima campagna: inizia con 20-50 email/giorno. Il warm-up evita di finire in SPAM.

A/B Testing (5 min)

Attiva sempre l'A/B test: sistema testa automaticamente 3 varianti subject/body e ottimizza per aperture.

💡 Risultato tipico
A/B test migliora open rate del +30-40% nelle prime 2 settimane.

Monitoraggio (5 min)

Mostra al cliente come leggere la dashboard: Dashboard → Overview → Lead HOT. Spiega i colori: 🔥 HOT = chiama oggi, 🌤️ WARM = aspetta 3gg, ❄️ COOL = nurture automatico.

4️⃣ Gestione Campagne Email

📊 Metriche da Monitorare

Metrica	Buono	Ottimo	Azione se sotto soglia
Open Rate	>25%	>40%	Migliorare subject line con A/B test
Click Rate	>3%	>10%	CTA più chiaro, landing page migliore
Reply Rate	>1%	>3%	Personalizzazione più profonda
Bounce Rate	<3%	<1%	Pulizia lista, verifica email
Unsubscribe	<0.5%	<0.2%	Segmentazione più precisa

5️⃣ Lead Management & Follow-up

🌡️ Sistema Temperature Lead

Temperatura	Score	Azione	Timing
🔥 HOT	90-100	Chiama SUBITO	Entro 2 ore
🌤️ WARM	70-89	Follow-up programmato	3-5 giorni
❄️ COOL	50-69	Nurture automatico	Settimanale
🧊 COLD	<50	Re-engagement o rimozione	Mensile

💡 Script Call Lead HOT
"Ciao [Nome], ho visto che hai aperto la nostra email [X] volte e cliccato su [link]. Volevo capire se [valore_proposta] può aiutare [azienda]. Ha 10 minuti per una call veloce?"

6️⃣ Report per Clienti

📋 Report Mensile Standard

Email inviate totali e per campagna
Open rate, click rate, reply rate
Lead HOT generati (con nome/azienda)
Conversioni chiuse (inserite manualmente)
ROI calcolato
Raccomandazioni mese successivo

💰 Come Presentare il ROI

📊 Esempio Report ROI — [Nome Cliente] — Marzo 2026

Email inviate: 500
Open rate: 41% (205 aperture)
Lead HOT generati: 20
Conversioni (20%): 4 nuovi clienti
Valore medio cliente: €2.000
Revenue generata: €8.000
Costo SalesSentry: €599
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
ROI: 1.235% 🚀

Interpretazione: Per ogni €1 speso in SalesSentry, il cliente guadagna €15.70!

7️⃣ Best Practices

✅ DO's — Cose da FARE

✅ Personalizza ogni email con nome, azienda, settore
✅ A/B test sempre — migliora risultati +30-40%
✅ Controlla lead HOT ogni mattina alle 9:00
✅ Chiama lead HOT entro 2 ore dalla notifica
✅ Warm-up nuovi account: 10-20 email/giorno prime 2 settimane
✅ Pulizia lista regolare: rimuovi bounce e inattivi 90gg+
✅ Segmentazione precisa: meglio 100 target perfetti che 1000 generici
✅ Follow-up persistente: servono 5-7 touchpoint per vendita B2B

❌ DON'Ts — Cose da EVITARE

❌ NON comprare liste email — 99% bounce + SPAM
❌ NON inviare senza test — sempre invia test prima
❌ NON ignorare bounce — danneggia deliverability
❌ NON usare spam words: "GRATIS", "URGENTE", "CLICCA QUI"
❌ NON inviare troppo frequentemente — max 2-3 email/settimana
❌ NON dimenticare unsubscribe link — è legge (GDPR)
❌ NON partire con 500 email/giorno da account nuovo — warm-up!
❌ NON vendere nel primo contatto — prima crea valore

🎯 Checklist Successo Campagna

Subject line <50 caratteri (mobile-friendly)
Preview text ottimizzato (primi 100 caratteri body)
Email <300 parole (leggibile in 60 secondi)
1 CTA chiaro e visibile
Personalizzazione (minimo nome)
Mobile responsive (test su smartphone)
Link tracking attivi
Unsubscribe link presente
A/B test configurato
Schedule ottimizzato (Mar-Gio, 9-11 AM)

🚀 Growth Hacks

Hack #1: Re-send ai Non-Opener
Dopo 3 giorni, ri-invia stessa email con subject diverso a chi NON ha aperto. Recuperi +15-20% open rate.

Hack #2: Timing Perfetto con AI
AI impara orario migliore per OGNI contatto. Dopo 2-3 settimane, sistema sa quando ognuno legge email.

Hack #3: Video Thumbnail in Email
Immagine thumbnail video con play button → +96% click rate. Porta a landing page con video.

Hack #4: Scarsità Vera
"Solo 5 slot disponibili questo mese" — se VERO aumenta conversioni +40%. Se falso, perdi credibilità.

8️⃣ FAQ & Troubleshooting

Q: "Email finiscono in SPAM. Cosa faccio?"

A: Checklist anti-SPAM:

Verifica SPF/DKIM/DMARC dominio
Warm-up account: 10-20 email/giorno prime settimane
Evita spam words: GRATIS, URGENTE, €€€, !!!
Personalizza contenuto
Monitora bounce rate — se >5% ferma e pulisci lista

Q: "Open rate bassissimo (<20%). Perché?"

A: Possibili cause:

Subject line debole → Usa AI, A/B test 3 varianti
From name sconosciuto → Usa nome reale persona, non azienda
Lista vecchia/inattiva → Pulisci contatti 90gg+ inattivi
Timing sbagliato → Testa Mar-Gio 9-11 AM

Q: "Tanti click ma nessuna conversione. Cosa sbaglio?"

A: Problema comune! Cause:

Landing page scadente → Ottimizza: veloce, CTA chiaro, mobile-friendly
Messaggio email ≠ landing page → Coerenza!
Manca follow-up → Serve nurture sequence, non solo 1 email
Lead non qualificato → Rivedi targeting audience

Q: "Cliente si lamenta: 'costa troppo'. Come rispondo?"

A: Mostra ROI concreto:

"Costo SalesSentry: €599/mese → Lead HOT: 20 → Conversioni (20%): 4 clienti
Valore medio cliente: €2.000 → Revenue: €8.000 → ROI: 1.235%
Stai investendo €599 per generare €8.000."

Q: "Algoritmo genetico non migliora. Perché?"

A: Serve minimo: 500 email inviate + 100 interazioni + 2 settimane di dati. Se non hai questi numeri, aspetta — il sistema sta ancora imparando.

🔧 Problemi Tecnici Comuni

Problema	Soluzione
Gmail non si connette	Verifica OAuth credentials · Abilita API in Google Cloud Console
Tracking non funziona	Verifica pixel in email · Check link redirect · Test con email personale
Import CSV fallisce	Encoding UTF-8 · Colonna email obbligatoria · Max 50.000 righe
Dashboard lenta	Svuota cache browser · Limita periodo report (max 3 mesi)
Notifiche non arrivano	Check Settings → Notifications · Verifica email · Controlla spam

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